Automatización y seguimiento.

EL PROBLEMA

¿Qué ayuda a resolver?

Cuando existen tareas repetitivas dentro del proceso de atención que pueden organizarse mejor para reducir contactos sin respuesta, seguimientos olvidados o pasos que dependen innecesariamente de trabajo manual.

EL MOMENTO

Cuándo tiene sentido

Cuando existe un proceso de atención suficientemente claro, podemos identificar qué pasos son repetitivos y hay una persona responsable de los casos que requieren intervención humana.

Cuándo conviene esperar

Cuando el proceso de atención todavía es confuso, no está claro dónde se pierden los contactos, no existe un responsable de seguimiento o se pretende sustituir con automatización una conversación que requiere criterio humano.

EL ALCANCE

Qué puede incluir

Según la necesidad detectada, puede incluir diseño del flujo de atención, respuestas automáticas, captura y organización de información, recordatorios, seguimiento, derivación al responsable adecuado, configuración de herramientas, integraciones y pruebas.

La herramienta y el alcance se definen después de entender el proceso; no todas las necesidades requieren automatización.

EL TRABAJO

Cómo se trabaja

Primero revisamos cómo entra un contacto, qué ocurre después y en qué puntos se pierde tiempo, información o seguimiento. Definimos qué conviene mantener en manos del equipo y qué puede automatizarse.

Después diseñamos el flujo acordado, configuramos las herramientas necesarias, hacemos pruebas y comprobamos que cada caso llegue al siguiente paso o a la persona adecuada.

PREGUNTAS FRECUENTES

Antes de empezar